في عالم المحاسبة المالية للأعمال، يُعد الحفاظ على سجلات مالية دقيقة أمرًا بالغ الأهمية.
فجميع المعاملات سواء كانت عمليات شراء أو بيع يجب تتبّعها بعناية وربطها بالحركة البنكية المناسبة. وهنا يأتي دور مطابقة المدفوعات والتسوية البنكية في نظام أودو 18، حيث يحولان مهمة قد تكون معقدة ومملة إلى عملية أكثر سهولة وكفاءة.
بفضل الميزات الجديدة التي تجعل الإدارة المالية أوضح وأقل عرضة للأخطاء، يواصل أودو 18 تطويره تطبيق المحاسبية بشكل ملحوظ.
دعنا نستعرض كيف يساعدك هذا النظام على تحقيق التوازن المالي، وضمان أن دفاترك تعكس دائمًا مركزك النقدي الحقيقي.
ما المقصود بمطابقة المدفوعات والتسوية البنكية؟
التسوية البنكية (Bank Reconciliation):
هي عملية مقارنة السجلات النقدية الداخلية لشركتك (كما تظهر في دفتر البنك داخل أودو) مع المعاملات الواردة في كشف حساب البنك الفعلي.
الهدف هو التأكد من أن كل معاملة مسجلة في حساب البنك داخل أودو تقابل معاملة مطابقة في كشف البنك الحقيقي، والعكس صحيح.
تساعد هذه العملية على اكتشاف الفروقات مثل رسوم البنك، أو الأخطاء المحتملة، مما يضمن أن رصيد البنك في أودو مطابق تمامًا لرصيد البنك الفعلي.
مطابقة المدفوعات (Payment Matching) أو التسوية الداخلية (Internal Reconciliation):
هي عملية ربط مدفوعات العملاء أو المورّدين بالفواتير أو الفواتير المستلمة المقابلة داخل النظام.
فعندما يقوم العميل بالسداد، يتم “مطابقة” سجل الدفع الوارد مع الفاتورة المحددة التي يقوم بتسويتها. وبالمثل، عند دفعك للفاتورة مورد، تتم مطابقة الدفعة الصادرة مع تلك الفاتورة.
تُسهم هذه العملية في ضمان دقة حسابات العملاء (Accounts Receivable) وحسابات الموردين (Accounts Payable)، بحيث تعكس القيم الفعلية المستحقة لك أو عليك.
خطوات الوصول إلى التسوية في النظام
من القائمة الرئيسية:
Accounting > Customers > Invoices
هنا ستظهر جميع الفواتير الموجودة مسبقًا، و لإنشاء فاتورة جديدة اضغط على زر "New" (جديد).
عند الضغط على زر "New" (جديد)، سيظهر نموذج جديد يمكن من خلاله إدخال جميع التفاصيل اللازمة.
بعد إدخال البيانات المطلوبة في الفاتورة مثل المنتج، الكمية، وتفاصيل العميل، اضغط على زر "Confirm" (تأكيد) لترحيل الفاتورة وتجهيزها لعملية الدفع.
وبمجرد ترحيل الفاتورة، يمكن تنفيذ عملية الدفع.
لإجراء الدفع، اضغط على زر "Pay" (دفع) الموجود في الزاوية العلوية اليسرى من الفاتورة.
تظهر نافذة يمكن من خلالها إدخال تفاصيل الدفع.
قم باختيار دفتر اليومية البنكي (Bank Journal)، وطريقة الدفع (Payment Method)، والمبلغ (Amount)، وسيُضاف تاريخ الدفع تلقائيًا باعتباره اليوم الذي يتم فيه تسجيل عملية الدفع، مع إمكانية تعديل التاريخ يدويًا، ثم اضغط على زر "Create Payment" (إنشاء الدفع) لإتمام العملية.
بعد إتمام عملية الدفع، تتغيّر حالة الفاتورة إلى "In Payment" (قيد الدفع).
يتم احتجاز هذا المبلغ مؤقتًا في حساب الإيصالات المعلقة (Outstanding Receipts Account) حتى يتم تأكيده من خلال كشف الحساب البنكي. وبمجرد ربط عملية الدفع بالفاتورة، تكتمل مرحلة مطابقة المدفوعات (Payment Matching).
فتح واختيار دفتر اليومية البنكي
ضمن دفتر اليومية البنكي، انتقل إلى تبويبي المدفوعات الواردة (Incoming Payments) والمدفوعات الصادرة (Outgoing Payments)، وأضف الحسابات الخاصة بـ الإيصالات والمدفوعات المعلقة.
إنشاء حساب للإيصالات المعلقة (Outstanding Receipts Account)
قم بإنشاء حساب جديد بالمواصفات التالية:
الرمز (Code)
اسم الحساب (Account Name): Incoming Payments
النوع (Type): Current Assets (الأصول المتداولة)
الضرائب الافتراضية (Default Taxes): تحدد الضريبة التي تُطبق بشكل افتراضي عند استخدام هذا الحساب في المعاملات.
الوسوم (Tags): تُستخدم لتصنيف الحساب بهدف تسهيل إعداد التقارير والبحث.
دفاتر اليومية المسموح بها (Allowed Journals): تُحدد دفاتر اليومية التي يُسمح لها بترحيل القيود إلى هذا الحساب.
عملة الحساب (Account Currency): تُحدد العملة الأساسية المستخدمة في جميع المعاملات المسجلة بهذا الحساب.
السماح بالتسوية (Allow Reconciliation): تفعيل هذا الخيار يسمح باستخدام الحساب في عمليات المطابقة، وهو أمر أساسي في التسوية البنكية.
المجموعة (Group): لتصنيف الحساب ضمن مجموعة هرمية لتسهيل إعداد التقارير.
الشركات (Companies): تحدد الشركات المصرّح لها باستخدام هذا الحساب في حالة وجود أكثر من كيان تجاري.
إنشاء حساب للمدفوعات المعلقة (Outstanding Payment Account)
قم بإنشاء الحساب بتحديد الرمز (Code) واسم الحساب (Account Name)، واجعل نوع الحساب Current Liabilities (الالتزامات المتداولة).
بعد ذلك، عد إلى المسار التالي في النظام:
Accounting > Dashboard > Bank
اضغط على زر "New" (جديد) لإضافة كشف حساب جديد، ثم قم بتعبئة التفاصيل مثل اسم الشريك (Partner Name)، والمبلغ (Amount)، والمذكرة (Memo) — والتي يمكن أن تكون رقم الفاتورة.
بعد إدخال البيانات، اضغط على "Add" (إضافة) ثم "Close" (إغلاق).
بعد ذلك، اختر القيد المناسب من الجهة اليسرى، وكذلك كشف الحساب البنكي من الجهة اليسرى أيضًا.
الآن ستظهر تفاصيل الحساب في الجهة اليمنى من الشاشة.
اضغط على "Validate" (تأكيد) لإتمام عملية التسوية البنكية (Reconciliation).
الآن، تم تغيير حالة الفاتورة من "In Payment" (قيد الدفع) إلى "Paid" (مدفوعة).
مطابقة المدفوعات (Payment Matching) :
تُعد مطابقة المدفوعات في نظام أودو هي عملية تسوية المدفوعات سواء كانت واردة من العملاء أو صادرة إلى الموردين مع الفواتير أو المستندات المرتبطة بها.
وبلغة المحاسبة، تعني هذه العملية ربط قيد الدفع المفتوح في دفتر البنك أو النقدية مع قيد ذمم مدينة أو دائنة قائم، بحيث يتم إغلاق الرصيد وتسويته بالكامل.
الخطوة الأولى: إنشاء فاتورة
ابدأ بإنشاء فاتورة جديدة، ثم أضف اسم العميل (Customer Name) وتفاصيل المنتج مثل الاسم (Name)، الكمية (Quantity)، والسعر (Price)، وبعد ذلك اضغط على زر "Confirm" (تأكيد) لترحيل الفاتورة.
الآن، بعد إنشاء الفاتورة، قم بإنشاء دفعة لربطها بتلك الفاتورة.
للقيام بذلك، انتقل إلى: العملاء > الدفعات (Customers > Payments).
ثم اضغط على زر "New" (جديد) لإنشاء دفعة يدوية (Manual Payment).
أضف نفس التفاصيل الموجودة في الفاتورة.
هنا، قم بإضافة التفاصيل التالية:
نوع الدفع (Payment Type)
إرسال (Send): يُستخدم عند إجراء دفعة إلى مورد (دفعة صادرة).
استلام (Receive): يُستخدم عند استلام دفعة من عميل (دفعة واردة).
العميل (Customer)
العميل (Azure Interior) الذي تم استلام الدفعة منه.
يربط عملية الدفع بالطرف (الشريك) الصحيح في نظام أودو.
المبلغ (Amount)
قيمة الدفعة التي يتم تسجيلها (750.00 دولار).
التاريخ (Date)
تاريخ تنفيذ عملية الدفع (24/09/2025).
الملحوظة (Memo)
وصف أو مرجع قصير، غالباً ما يتم تعبئته تلقائياً برقم الفاتورة ذات الصلة (في هذه الحالة: INV/2025/00003).
مقيد في عملية المطابقة والمراجعة.
دفتر اليومية (Journal)
دفتر اليومية المحاسبي الذي سيتم تسجيل المعاملة فيه (هنا: دفتر البنك).
يحدد كيفية وأين يتم تسجيل الدفعة في حسابات الشركة.
طريقة الدفع (Payment Method)
توضح الطريقة التي تمت بها الدفعة. مثال: دفعة يدوية، تحويل SEPA، بطاقة ائتمان، إلخ.
الحساب البنكي للشركة (Company Bank Account)
الحساب البنكي الخاص بالشركة الذي تم إستلام الأموال فيه.
مفيد عندما يكون لدى الشركة عدة حسابات بنكية.
بعد إدخال التفاصيل، اضغط على تأكيد (Confirm).
الآن أصبحت الدفعة في حالة قيد المعالجة (In Process).
هناك علامتان ذكيتان إضافيتين:
إحداهما خاصة ب قيد اليومية (Journal Entry)،
والأخرى خاصة بمطابقة الدفعات (Payment Matching).
انقر على مطابقة الدفعات (Payment Matching).
هنا، العنصر الأول المحدد هو الدفعة المضافة،
أما العنصر الثاني فهو الفاتورة التي تم إنشاؤها.
يمكننا عرض العميل بعد تحديد خيار مطابقة الدفعات (Payment Matching).
عند توسيع تفاصيل المعاملة، قم بتحديد الفاتورة وإيصال الدفع المقابل لها، ثم ابدأ عملية التسوية (Reconciliation).
بعد ذلك، ستصبح الفاتورة في حالة قيد الدفع (In Payment).
بعد نسخ التفاصيل مثل اسم العميل والمبلغ ورقم الفاتورة، انتقل مرة أخرى إلى
لوحة التحكم > البنك (Dashboard > Bank).
قم بإنشاء كشف بنكي جديد (New Bank Statement)، واملأه باسم العميل، و مبلغ المعاملة، ورقم الفاتورة (في خانة المذكرة Memo).
ثم انقر على إضافة وإغلاق (Add & Close) لإضافة الكشف.
بعد ذلك، يمكننا ملاحظة أن نظام أودو قام تلقائياً بعملية التسوية من خلال مطابقة رقم الفاتورة مع المبلغ.
وبذلك يمكن رؤية أن الفاتورة أصبحت في حالة “مدفوعة (Paid)”،
وتم إكمال عملية التسوية (Reconciliation) بنجاح.
لنلقِ نظرة على مثال لموقف مطابقة المدفوعات :
تم إنشاء فاتورة بقيمة 600 دولار للعميل A، ولم يقم بالسداد بعد.
وبالنظر إلى أنه تم أيضًا إنشاء فاتورة مورد بقيمة 500 دولار لنفس العميل،
فمن المتوقع الآن أن يقوم العميل A بسداد الفرق فقط.
قم بإنشاء فاتورة بقيمة 600 دولار،
و أضف تفاصيل العميل والمنتج.
قم بإنشاء فاتورة مورد للشخص نفسه.
إنشاء الفاتورة، انتقل إلى Vendors > Bills.
اضغط على New لإنشاء فاتورة جديدة،
وسيظهر نموذج لإدخال التفاصيل مثل بيانات المورد وتفاصيل المنتج.
أضف نفس العميل والمبلغ 500 دولار،
وتأكد من تحديد تاريخ الفاتورة (Bill Date).
بعد التأكيد، انتقل إلى Accounting > Reconcile
ثم اختر الفاتورة التي تم إنشاؤها وفاتورة المورد من هنا لإجراء التسوية.
ثم اضغط على Reconcile (تسوية).
سيظهر معالج بعنوان Write-Off Entry، حيث يجب إدخال التفاصيل التالية:
1. Allow Partials (السماح بالتسوية الجزئية)
عند تفعيل هذا الخيار، يمكن إجراء التسوية حتى إذا لم يتطابق مبلغ الدفع مع مبلغ الفاتورة بالكامل (تسوية جزئية).
مثال: إذا دفع العميل 90 دولارًا من فاتورة قيمتها 100 دولار، يمكنك إجراء تسوية جزئية.
2. Account (الحساب)
هو حساب دفتر الأستاذ العام المستخدم لتسجيل المبلغ المشطوب (المستبعد).
غالبًا ما يتم تكوينه كحساب Write-Off مثل: الديون المعدومة، الخصومات، أو فروق التقريب.
3. Amount (المبلغ)
الفرق الذي سيتم شطبه (وفي هذا المثال 100.00 دولار).
وهو مبلغ التعديل اللازم لإتمام عملية التسوية.
4. Date (التاريخ)
تاريخ تسجيل قيد الاستبعاد في دفتر اليومية (هنا: 01/07/2025).
يحدد الفترة المحاسبية التي سيتم فيها تسجيل هذا التعديل.
5. Tax (الضريبة)
يسمح بتطبيق ضريبة إذا كان المبلغ المشطوب خاضعًا للضريبة.
عادةً ما تترك هذه الخانة فارغة في حالات الخصومات أو الفروق الصغيرة.
6. To Check? (قيد المراجعة)
عند تحديد هذا المربع، يتم تمييز القيد على أنه "للمراجعة لاحقًا".
مفيد لأغراض التدقيق أو عند الشك في صحة الحساب المستخدم.
اضغط على مربع الاختيار Allow Partials (السماح بالتسوية الجزئية) ثم قم بعملية التسوية (Reconcile).
كما نرى، تم تحديث فاتورة المورد بقيمة 500 دولار لتُظهر أنها مدفوعة بالكامل.
أما الفاتورة الأصلية فأصبحت الآن مدفوعة جزئيًا،
ولذلك سنبدأ بسداد المبلغ المتبقي، وهو 100 دولار.
اضغط على زر Pay (دفع).
الآن يمكننا رؤية أن المبلغ المستحق هو 100 دولار،
وهذا هو المبلغ الذي سنقوم بسداده.
بعد الدفع، تم تحديث الحالة إلى In Payment (قيد الدفع).
الآن قم بعملية التسوية:
اضغط على New (جديد) وأضف تفاصيل العميل، والمبلغ المدفوع (100 دولار)،
ورقم الفاتورة في خانة Memo.
ثم اضغط على Add & Close (إضافة وإغلاق).
بعد ذلك، اختر الدفع المقابل من الجانب الأيمن واضغط على Validate (اعتماد).
الآن تم إتمام الدفع، وتغيّرت حالة الدفعة إلى Paid (مدفوعة).
تُعد أدوات المحاسبة المتقدمة في أودو 18 الخاصة بمطابقة المدفوعات (Payment Matching) والتسوية البنكية (Bank Reconciliation) ضرورية للحفاظ على سجلات مالية دقيقة.
فهي تُؤتمت العملية التي غالبًا ما تستغرق وقتًا طويلاً، والمتمثلة في مقارنة السجلات الداخلية بكشوفات البنك وربط المدفوعات بالفواتير.
تدير الأتمتة المتقدمة في أودو مجموعة متنوعة من السيناريوهات، بل وتساعد أيضًا في حل أي فروقات أو اختلافات بشكل فعّال.
في النهاية، يمنح أودو الشركات إدارة ممتازة للتدفقات النقدية، ويُحسّن جميع العمليات المحاسبية، ويضمن الاستعداد المستمر لعمليات التدقيق.
باستخدام هذه الخصائص القوية والمتكاملة يمكن للمؤسسات تحقيق تناغم مالي حقيقي وكفاءة تشغيلية مثالية.